Biuletyn Informacji Publicznej Urząd Miasta Jarosławia

Urząd Miasta Jarosławia

Rynek 1

37-500 Jarosław

16 624 87 00

16 624 87 65

kancelaria@um.jaroslaw.pl

Łukasz Chmura

I piętro, pokój numer 17

telefon 16 624 87 62, e-mail: lukasz.chmura@um.jaroslaw.pl

Rynek 6

I piętro, pokój nr 14

inspektor Iwona Międlar, numer telefonu 16 624 87 23, e-mail: iwona.miedlar@um.jaroslaw.pl

podinspektor Renata Pęcak, numer telefonu 16 624 87 23, e-mail: renata.pecak@um.jaroslaw.pl

inspektor Małgorzata Młynarska, numer telefonu 16 624 87 43, e-mail: malgorzata.mlynarska@um.jaroslaw.pl

sekretariat - Rynek 1, I piętro, pokój numer 8

pomoc administracyjna Sylwia Falińska, numer telefonu 16 624 87 01, e-mail: sylwia.falinska@um.jaroslaw.pl

1) w zakresie obsługi kancelaryjno-administracyjnej:
a) obsługa kancelaryjno-biurowa sekretariatu burmistrza,
b) prowadzenie ewidencji pism i korespondencji wpływającej do burmistrza,
c) zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów oraz przepływu informacji dotyczących burmistrza, zastępcy burmistrza, sekretarza,
d) prowadzenie elektronicznego terminarza spotkań, konferencji i narad,
e) protokołowanie spraw zgłaszanych burmistrzowi w ramach przyjęć mieszkańców i ich ewidencjonowanie,
f) ustalanie terminarza indywidualnych spotkań burmistrza, zastępcy burmistrza i sekretarza z mieszkańcami oraz przygotowywanie tych spotkań pod względem merytorycznym, zgodnie z przedmiotem sprawy zadeklarowanym przez mieszkańca,
g) przesyłanie ewentualnych dyspozycji burmistrza, zastępcy burmistrza oraz sekretarza po spotkaniach z mieszkańcami do właściwych komórek organizacyjnych urzędu oraz jednostek organizacyjnych miasta,
h) koordynacja przyjęć mieszkańców przez burmistrza, zastępcę burmistrza oraz sekretarza w ramach przyjęć skarg i wniosków,
i) koordynacja wyjazdów służbowych burmistrza, zastępcy burmistrza i sekretarza oraz zawiadywanie obsługą transportową w tym obszarze,
j) prowadzenie rejestru oraz ksiąg rejestrowych instytucji kultury,
k) prowadzenie spraw związanych z funkcją reprezentacyjną burmistrza,
l) przygotowywanie dla burmistrza, zastępcy burmistrza i sekretarza harmonogramów spotkań, konferencji i narad, wystąpień i przemówień okolicznościowych,
ł) przekazywanie projektów uchwał przygotowanych przez poszczególne komórki organizacyjne urzędu do Biura Rady Miasta,
m) przygotowywanie projektów uchwał w zakresie m. in. tworzenia, likwidacji, przekształcania miejskich instytucji kultury,
n) prowadzenie korespondencji związanej z udzielaniem honorowego patronatu burmistrza,
o) przygotowywanie pism okolicznościowych, życzeń i gratulacji,
p) prowadzenie spraw związanych z Jarosławskim Budżetem Obywatelskim,
r) prowadzenie ewidencji miejsc noclegowych,
s) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem nagrody Burmistrza Miasta Jarosławia- „Jarosława”,
t) opracowywanie okresowych sprawozdań z działalności burmistrza,
u) prowadzenie spraw związanych z używaniem herbu miasta.
2) w zakresie obsługi informacyjno-prasowej:
a) kreowanie pozytywnego wizerunku Gminy Miejskiej Jarosław m.in. poprzez organizację i współorganizację uroczystości, wydarzeń, obchodów świąt, rocznic państwowych (np. Dzień Patrona Miasta),
b) koordynowanie kontaktów z mediami, w tym przygotowywanie, we współpracy z merytorycznie właściwymi komórkami organizacyjnymi urzędu i jednostkami organizacyjnymi miasta, materiałów do wystąpień burmistrza oraz innych upoważnionych  pracowników urzędu w mediach,
c) organizowanie konferencji prasowych i spotkań z przedstawicielami mediów,
d) reprezentowanie burmistrza w kontaktach z mediami,
e) informowanie mediów o pracy burmistrza i urzędu, a także udzielanie odpowiedzi na otrzymywane zapytania,
f) przekazywanie informacji o pracy burmistrza i urzędu, zwłaszcza za pośrednictwem strony internetowej miasta, portali społecznościowych  oraz drogą mailową,
g) autoryzowanie wywiadów prasowych,
h) współpraca z dyrektorami komórek organizacyjnych urzędu i kierownikami miejskich jednostek organizacyjnych w celu tworzenia polityki informacyjnej,
i) monitoring i analiza przekazów medialnych, w tym reagowanie, we współpracy z merytorycznie właściwymi komórkami organizacyjnymi urzędu i jednostkami organizacyjnymi miasta, na publikacje mające istotne znaczenie dla wizerunku miasta  poprzez przygotowywanie replik, sprostowań czy odpowiedzi,
j) wprowadzanie nowoczesnych metod komunikacji z mieszkańcami oraz mediami,
k) tworzenie i publikowanie postów, grafik, video,
l) zapowiadanie i relacjonowanie wydarzeń z życia miasta na portalach społecznościowych (filmowe oraz zdjęciowe),
ł) inicjowanie i realizowanie kampanii informacyjnych oraz promocyjnych, które mają na celu edukację i informowanie mieszkańców o działalności burmistrza oraz urzędu miasta.
3) Biuro Informacji i Promocji współpracuje oraz wspomaga nadzór burmistrza nad miejskimi instytucjami kultury (tj. Jarosławski Ośrodek Kultury i Sztuki, Miejska Biblioteka Publiczna im. Aleksandra Fredry w Jarosławiu, Centrum Kultury i Promocji w Jarosławiu).
W strukturze organizacyjnej Biuro Informacji i Promocji podlega bezpośrednio burmistrzowi miasta Marcinowi Nazarewiczowi.